A tecnologia transformando os negócios e apoiando os gestores!

FONTE: Artigo do Eng. Marcos Reinaldo Bonavita, MBA em Negócios, Conselheiro de Administração e Diretor da MERiMÁ – Soluções, Serviços e Produtos para inovação da informação.

O mundo digital que surgiu a muito pouco tempo, trazendo novas visões, para interligar e integrar pessoas e negócios, de forma rápida e segura, acelerou e vem substituindo muitas tarefas pela automação dos processos operacionais, sejam industriais, comerciais ou serviços. Estamos evoluindo rapidamente em diferentes frentes e finalidades. É um mundo vivo.

Essas inovações e mudanças tecnológicas, que são inevitáveis, empurram à frente o desenvolvimento dos seres humanos, mas está criando “receios” nas Pessoas e Profissionais gestores e colaboradores.

As diferentes formas no uso e o resultado pelas informações, devem ser asseguradas desde as suas origens, para que sejam fide dignas, rastreáveis com alto grau de confiabilidade e interdependentes, tornando complexos processos sistêmicos mais leves. Além da mistura de inteligência humana e artificial, que vem sendo embutidas nas novas soluções, cujo objetivo é a facilidade e segurança ao usuário final.

Vamos aqui focar em “RISCOS FISCAIS” no Brasil, pois é fácil perceber as consequências, mas o difícil é evitá-los, mitigando riscos e mantendo a Governança Empresarial apoiada em seus Sistemas de Gestão (ERP) e periféricos em total Compliance.

Nos países com complexas obrigações tributárias é um enorme desafio apurar de forma objetiva e correta, na contabilidade e no fiscal, pois muitas vezes a visão é interpretativa e geram desvios nos arquivos digitais finalizados. Sejam informações vindas de fornecedores ou geradas pela própria empresa e que podem estar incorretas.

Como podemos ter certeza?

Na imagem ilustrativa abaixo, a figura do “cadeado roxo”, representa um bloqueio (tipo fire wall) para não adentrar na Empresa, documentos legais irregulares ou inconsistentes.

Isto é simples prevenção e controle, assegurando um caminho eficaz no processo da entrada de documentos legais e fiscais. Em qualquer empresa uma informação não validada, equivocada, omissa ou erro na digitação, pode provocar trabalho adicional, perdas de tempo e de valores (materiais ou financeiros) ou risco de multa.

Ao se cruzar informações para validar cenários, fora das nossas fronteiras, contra bases externas do governo ou privadas e as de acesso público, vemos muitos desses sistemas (software) envolvidos em toda a cadeia produtiva e nos diversos segmentos de mercado, onde o bom resultado para a empresa, depende do fácil e seguro fluxo de negócios em circulação. Adicionando-se as redes de relacionamento que interagem com as pessoas, complementam os processos (dependentes ou indiretos) e que percorrem uma enorme quantidade de passos para permear toda a cadeia produtiva, desde um ponto inicial do processo até a sua conclusão efetiva.

Olhando pelo lado das perdas ou desperdícios, podem ainda gerar desvio intencional, sejam itens ou valores, abrindo a porta para fraudes (furtos, corrupção, sonegação tributária). Portanto o ato de cruzar os dados e valida-los com origem certificada, pode evitar erros ou intenções de negligência humana, onde fatos ou atos possam serem evitados, prevenindo a saúde financeira da empresa, sua reputação (valor da marca e nome dos profissionais), além do seu entorno (ambiental e cadeia produtiva). Infelizmente percebemos no Brasil, sempre “depois” e não a forte prevenção, antes que ocorra algo.

O uso da inteligência operacional subindo para níveis de inteligência artificial, em muitas frentes sejam fiscais ou outras, devem monitorar sempre de forma ativa.

Os Itens 1, 2 e 3 monitoram ON LINE e bloqueiam divergências de origem (cadastros, dados XML e outros). O item 4 complementa especificidades locais (Municipais / Estaduais), o item 5 entra em ação para pequenas Empresas, pois faz o que deveria ser realizado pelo sistema de gestão ERP (+solução complementar) em uso. O item 6 objetiva recuperar créditos tributários. O item 7 para quando se deseja expandir, comprar ou vender a empresa. Além do item 8 onde certifica-se que toda a estrutura da gestão da informação, seus procedimentos e outros sistemas informatizados atendam formalmente às agências regulatórias do qual a Empresa ou o Negócio está obrigado.

Esse conjunto de controles, reduz o risco da não COMPLIANCE da Empresa.

Nossa visão sobre a Disruptura com Negócios e Pessoas, traz forte redução no trabalho ordinário, para salvar tempo para outras tarefas mais estratégicas e de cunho diferenciais para a correta sobrevivência. Exemplo: como localizar “ERRO” dentro de um arquivo digital? Seja uma inconsistência ou erro oculto (XML, TXT, HTML, outro). Isso irá impactar na empresa, gerando possibilidade de punição pelos órgãos de monitoração, seja fiscalização fazendária (SEFAZ), Agencias de Vigilância ou Regulação setorial.

Não faz muito tempo, ao irmos num Agente Financeiro (Banco) para solicitar um empréstimo, a  norma era a exigência dos últimos Balanços e DREs em papel timbrado, com carimbo e assinatura do Contador; hoje, pedem arquivos digitais (SPED Contábil + ECF), validados pelo recibo de entrega à SEFAZ. Para todas as áreas dos negócios a parte tributária uma consequência crítica na movimentação de entradas e saídas.

Alguns problemas da não governança, que ocorrem por vários motivos, mas aqui mantendo o foco nas soluções tecnológicas fiscais, nem sempre são necessários enormes investimentos em várias soluções. Bem como é fundamental a correta definição da estrutura sistêmica montada com a visão do todo, pois ter vários processos alternativos devem demonstrar a plena flexibilidade operacional, mas não caminhos informais, fracos ou inseguros. Assim com relativo desembolso se obtém  estruturas seguras para prevenir e oferecer excelente governabilidade.

Alavancas importantes (Drivers) como ROIC e EBITDA que medem a geração de valor aos negócios, são resumos, porem muitas vezes podem ocultar ações pontuais, na origem de seus dados, não mostrando o real valor dos componentes primários do negócio, Exemplo: Aumentou-se o Faturamento (maior volume ou preço), porém com mais riscos por devoluções ou potencial insatisfação do Cliente, pela omissão ou decisão com risco assumido (proposital), isto é, a análise para tomada da decisão, para interpretar uma informação final ou indicador de negócio, seja qual for, deve sempre ter como premissa a mitigação de eventuais impactos, sejam origem inbound ou outbound. Buscar a informação ou dado puro, filtrar ou cruzar indicadores (KPIs), devem demonstrar total validação dos resultados (internos ou externos), desde simples Prazos de Recebimento / Pagamento, Giro de Estoque detalhado (por  item, família, região), além das visões de rupturas geolocalizadas.

Somando-se outras variações ou projeções de impactos nas variações cambiais (moedas, commodities, taxas no momento do fechamento de um contrato comprado ou vendido), são exemplos de intercessão de pontos vitais que aumentam ou diminuem riscos. Assegurar margens aos negócios devem vir de dados que assegurem a verdade pelo uso das tecnologias disponíveis. Isto significa consistência sólida e simples referência (não um chute ou achismos), usando-se de informações por processos controlados.

O mercado, ainda possui conceitos de construção de soluções in home, o que é bom, quando se foca na perfeita integração entre sistemas em uso, mas pré-validados; mas não para partir do zero e desenvolver camadas próprias, pois isso depende exclusivamente do pessoal técnico de TI e de negócios atuantes no momento. Mas será que serão as mesmas pessoas no futuro? Terá boa documentação formal e bem detalhada? Quanto custa no tempo (T.CO de 60 meses), e o suporte e mudanças externas (mundo vivo).

Portanto as interfaces é o grande risco num desenvolvimento próprio.

Se comparamos com soluções prontas e de marca reconhecida ou serviços por terceiro especializado, esses produzirão riscos menores (não zero), mas custos menores, pois simplesmente rateiam suas despesas operacionais, oferecendo suporte especialista, qualidade e segurança sob contrato formal.

Conclusão – A tecnologia está obrigando os Gestores transitarem por caminhos ainda pouco explorados e a buscarem um mundo novo, com novos cenários e riscos. Para enfrentar muitas incertezas desse quadro, recomendamos soluções de primeira linha para prevenir desvios, eliminar obstáculos e adicionar inovações, que podem ajudar as partes interessadas (stakeholders), na melhor decisão, lembrando-se que o “mapa do conjunto” deve ser validado antes da aquisição de qualquer das soluções, serviços ou produtos oferecidos, assegurar o bom funcionamento integrado,  e real sincronismo com resultado e segurança esperados.

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